Видове бизнес писма
Когато се срещнете за първи път с бизнес кореспонденция, може да получите впечатлението, че това е твърде сложна система. Всъщност различните типове бизнес букви отговарят на нуждите на индивида в сътрудничество.
Писмо за сътрудничество
Първият мост между бъдещите партньори става по правило търговско писмо за сътрудничество. Представители на двете компании вече могат да се срещнат и да проведат предварителни преговори, но официалният контакт ще бъде писмото за сътрудничество.
Важни точки за този документ:
- обжалване пред конкретно лице;
- Споменаване на среща или източник на информация за това дружество;
- обобщение на предмета;
- таблици, цени и друга допълнителна информация е по-добре да се изпрати в заявлението.
Писмо за работна среща
Ако бъде успешна, следващата стъпка ще бъде писмо с бизнес среща. Този тип бизнес писмо може да намали броя на междинните етапи на преговорите и да повлияе на успеха на предстоящото заседание. Заинтересованата страна трябва да обмисли събитието до най-малките подробности:
- подзаконови актове;
- дневния ред;
- ясно формулират въпроси за обсъждане;
- очертайте кръга от вторични проблеми, които могат да възникнат в процеса;
- подготвят информационни приложения, с които е желателно втората страна да се запознае преди срещата.
Това разумно бизнес писмо ще помогне да се избегнат недоразумения, недоразумения и други неприятни моменти, които могат да повлияят на резултата от преговорите. Според резултатите от преговорите се изготвя друго бизнес писмо относно срещата - но вече под формата на доклад за постигнатите резултати. Тя служи за същата цел: да се увери, че партньорите правилно тълкуват постигнатите споразумения. Втората страна е поканена да потвърди протокола от заседанието или да промени - обикновено в рамките на един ден.
Други видове бизнес кореспонденция
Когато вече са установени взаимоотношения, най-често се използват такива видове бизнес писма като писмо за бизнес заявка и съответно отговор на буквите. В случай на промени в договореностите или когато е необходима допълнителна информация, едно дружество изпраща друго писмо за искане.
За да запазят съществуващите бизнес отношения или да установят нови, се предоставят такива видове бизнес писма като писмо с покана за бизнес и писмо за бизнес реклама. Фирмата може да организира конференция, изложба, семинар и т.н. - и да покани настоящи и потенциални партньори в лицето на ръководството или целия екип. Ще бъде по-евтино да изпратите писмо за продажби, но възвръщаемостта от него е много по-ниска.
Бизнес етикетът включва благодарствено писмо в отговор на искането на контрагента или за друго сътрудничество.
Някои видове бизнес кореспонденции може да са по-трудни за писане. Това са:
- бизнес писмо за отказ;
- бизнес писмо с извинения;
- търговско писмо за искане;
- заявка за бизнес писмо.
В тези документи е особено важно да се поддържа доброжелателен и уважаващ тон. Що се отнася до писмото за искане, тогава, съгласно правилата на бизнес етиката, формулировката на молбата се използва дори и в случаите, когато ще има търсене в живота.
Какво да търсите в бизнес кореспонденцията:
- важна точка за всяко бизнес писмо е обжалване пред конкретно лице, с правилното изписване на името, длъжността и името на компанията;
- независимо дали пишете писмо или хартия за е-бизнес - то трябва да бъде на бланката на фирмата с всички подробности;
- етиката, коректността и уважението са единственият приемлив тон за бизнес писма.
- писмото трябва да се съхранява в сух, бизнес стил - по-добре е да избягвате емоционалните завои от обикновената реч.
Бизнес писмо, написано с тези нюанси, ще направи най-доброто впечатление за вашия подател. И в света на бизнеса това ще ви помогне да отворите правилните врати.