Айзенхауер Матрикс
Способността да управлявате времето си заема важно място в живота на всеки съвременник. Всички сме в бързаме някъде, тревожно, но в крайна сметка не виждаме резултатите от нашите дейности. Ние се оплакваме от липсата на време и самите те сами ги прекарват в празни разговори и безполезни дела. Как да се научите да управлявате времето си правилно и да увеличите ефективността на използването му?
Матрицата на Айзенхауер е пример за правилното разпределение на нашето време, т.нар. Инструмент за управление на времето. За първи път този метод е описан от Стивън Кови в книгата "Основен фокус върху основните неща". Но идеята за тази техника принадлежи на Айзенхауер, 34 на американския президент.
Според управлението на времето всички случаи, пред които е изправено лице, трябва да бъдат анализирани и оценени според важни критерии - няма спешност - не спешно. Матрицата Айзенхауер е схематично представяне на тази формула. Тя се разделя на четири квадрата, във всеки от които се записват в зависимост от важността и спешността.
За да използвате матрицата на Айзенхауер, е необходимо да влезете в нея всички случаи, които възнамерявате да извършите в рамките на определен период от време.
1. Важни и спешни въпроси. Тази категория включва нетърпеливи случаи. Решаването на тези проблеми е от първостепенно значение. Нито мързеливостта, нито форсмажорът трябва да се отразят на тяхното изпълнение.
Примери за важни и неотложни въпроси:
- работен проект, чийто краен срок предстои да изтече;
- непланирани посещения на лекар, например при остра зъбобол или сериозна травма;
- спешно повикване до важен клиент.
2. Въпросите са важни, но не спешни. Тази категория включва въпроси от все по-голямо значение, но които можете да отложите за всяко време. Въпреки че тези случаи могат да чакат, не трябва да ги отлагате за дълго време, защото тогава ще бъдете принудени да ги върнете в бързаме.
Примерни примери:
- планирана работа в компанията, свързана с текущи проекти;
- текуща работа по вашите проекти;
- разработване на нови проекти;
- редовно посещение на спортно обучение.
3. Нещата не са важни, а спешни. Обикновено случаите се записват в този квадрат, които по никакъв начин не засягат целите Ви за живот. Те трябва да бъдат завършени в определено време, но те не носят никаква ценна натовареност във вашата дейност.
Примерни примери:
- да поздрави роднина за рождения му ден. Неотложно - защото рожден ден е днес и няма значение - защото този бизнес не носи никакви резултати, освен да покаже уважение към роднина.
- срещи, наложени от другите, трябва да вървиш, за да не обидиш приятелите си, но този въпрос не е толкова важен за твоето препитание.
4. Не са важни и не са спешни въпроси. Този квадрат е най-вредният. Това не включва спешни въпроси, които не са важни в живота. Но, за съжаление, повечето от нашите случаи попадат в тази категория.
Примерни примери:
- четене на лъскави списания;
- гледане на ненужни телевизионни предавания;
- клюки с приятелки;
- игри на компютъра.
Списъкът може да бъде безкраен. Много хора мислят, че тези неща са добри за отдих. Но дори и в качеството на почивката, в свободното си време от работа, тези неща не са просто безполезни, а дори и вредни. Останалите също трябва да са способни качествено.
Как работи матрицата?
Разпространявайки всичките си предстоящи дела в квадратчета, ще видите колко време давате на важни и полезни неща и колко ненужни и безсмислени.
Когато попълвате Матрицата на приоритетите на Айзенхауер, обърнете повече внимание на първата колона "Спешно - важно". Първо изпълнете тези задачи, след като изпълняват важни, но не спешни задължения и спешни, но не и важни. Не изпълнявайте четвъртата категория дела - те не носят никакъв ценен натоварване в живота ви.