Ние всички правим грешки и понякога сме принудени да се извиняваме на другите за развалени отношения. Така че писмото за извинение е един от сложните видове писма. Всъщност, в едно такова писмо авторът често се докосва до неговата разкаяние (а понякога няма желание да се извинявате, но в бизнес кореспонденцията се случва и вие да поискате прошка за собствените ви грешки).
Извинете се, че е необходимо. В края на краищата способността да признаеш грешката си, собствените си грешки и готовността да ги коригираш в същия момент е важен елемент от имиджа на всяка организация. Писмените извинения носят главната цел като извинение, като същевременно запазват лицето на компанията и възстановяват повредената връзка. Освен това е важно допълнително да се намали потенциалната конфликтна ситуация, като същевременно се сведат до минимум отрицателните последици от грешката. Писма за извинение трябва да бъдат изпратени в следните случаи:
Писмените извинения имат структура, която не прави специални разлики от структурата на редовно бизнес писмо, но темата ще бъде най-добрият вариант, ако направите писмото неутрално, без да се фокусирате върху факта, че това писмо е извинение. Нека писмото да бъде подписано от висшия мениджър на компанията. Необходимо е да се създаде впечатлението, че управителят е наясно с важността на грешно създадения проблем и с най-голямо съжаление за това, което е станало, е готово да поиска опрощение от пострадалия. Текстът на извинението засяга възстановяването на професионалната репутация на вашата фирма или длъжностно лице.
В зависимост от формуляра текстът е разделен на: уводната част, главната и заключението. Извинението се връчва само веднъж в уводната част на писмото. Вторият параграф е основната част. Необходимо е да се обясни причината за инцидента. Избягвайте фразите "малък проблем", малко закъснение "и т.н. Третият параграф е израз на огорчение, съжаление. Заключението трябва да изрази надежда, че подобен случай ще се повтори повече.
Не забравяйте, че ако направите всичко правилно, вместо недоволен служител на друга компания или клиент, ще получите няколко постоянни такива.